В Україні триває перехідний період впровадження електронного обліку трудової діяльності. До 10 червня 2026 року всі дані з паперових носіїв мають бути передані до реєстру застрахованих осіб.
Пенсійний фонд України на офіційному сайті наголосив, що перед завантаженням сканкопій необхідно провести ретельний аудит документа.
ВІДЕО ДНЯПро це повідомляє пресслужба ПФУ. Електронний формат дозволяє автоматично призначати пенсії та спрощує доступ до інформації про стаж, однак помилки в паперових трудових книжках можуть ускладнити процес оцифрування.
Перед скануванням радять перевірити записи на відповідність Інструкції № 58 від 29.07.1993 року. Невідповідність даних може призвести до втрати страхового стажу при розрахунку пенсії.
РекламаКрок 1 – перевірка титульної сторінки
Аудит трудової книжки слід розпочинати з титульного аркуша. Основні вимоги до цієї частини документа. Мають бути паспортні дані. Прізвище, ім’я та по батькові мають бути записані повністю (без ініціалів) і чітко відповідати паспортним даним. Це саме стосується і дати народження.
На титулці мають бути підписи власника книжки та особи, відповідальної за її видачу, а також печатка підприємства, де було оформлено документ.
Крок 2 – ревізія записів про стаж
У розділі «Відомості про роботу» важливо проконтролювати повноту та коректність інформації. Кожен запис про прийняття чи звільнення повинен містити дату, повну назву підприємства, посаду, а також номер і дату відповідного наказу.
Якщо під час роботи підприємство змінювало назву, про це має бути зроблено окремий запис із посиланням на розпорядчий акт.
При звільненні записи повинні точно відповідати формулюванням чинного законодавства з посиланням на конкретну статтю закону та бути засвідчені печаткою. У розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» та «Відомості про заохочення» суворо заборонено закреслювати неточні записи.
Як виправити виявлені помилки
При помилці у прізвищі чи даті народження, виправляється здійснюється за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження). Якщо це неможливо – факт належності трудової книжки встановлюється через суд.
Водночас при помилках у записах про роботу виправлення вносить той роботодавець, який допустив неточність (або його правонаступник). Якщо записи в трудовій книжці відсутні або містять критичні помилки, стаж можна підтвердити іншими документами відповідно до Постанови Кабміну № 637 від 12.08.1993.
Що робити після аудиту
Якщо документ оформлено охайно, без виправлень та закреслень (у недозволених місцях), його можна сканувати та завантажувати в особистий кабінет на порталі ПФУ. Статус опрацювання заявки можна відстежувати у вкладці «Електронна трудова книжка».
Нагадаємо, із 1 січня 2026 року змінився розмір мінімального платежу для докупівлі трудового стажу.
